Privatlivspolitik og brug af cookies

Privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik er fastlagt af Vindrose Rejser A/S (samlet betegnet ”Vindrose Rejser A/S”, ”Vindrose Rejser”, ”vi”, ”os” eller ”vores” i denne Privatlivspolitik). Den gælder for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

1. Om Vindrose Rejser

Som led i sin virksomhed indsamler og behandler vi personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Vindrose Rejser er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her:

Vindrose Rejser
Vester Voldgade 90
1552 København V
mail@vindroserejser.dk

2. Datasikkerhed er vigtig for os

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes. Dette anvendes når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Vindrose Rejser. Derudover hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

3. Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer. Altså elementer der er særlige for en given persons identitet.

4. Hvilken type persondata behandler vi om dig og hvorfor?

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af Vindrose Rejsers virksomhed. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner. Generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Vindrose Rejsers rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at vi vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.

Vi indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse være nødvendigt for os i et begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer på din flyrejse eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-numre (fx i forbindelse med indhentelse af en paskopi til brug for en visumansøgning) for at kunne levere den ønskede rejse til dig.

Hvis bestillingen omfatter børn, indsamler vi de samme oplysninger som nedenfor vedrørende barnet.

Vindrose Rejser vil typisk indsamle følgende oplysninger:

4.1 Oplysninger vedrørende vores kunder

Oplysninger, som du giver os, når du bestiller en rejse eller opretter en rejseprofil hos os. Dette kan skex online via hjemmesiden eller ved at kontakte vores rejsekonsulenter, herunder kontaktoplysninger som:

Fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer, e-mail­adresse og evt. stilling), CPR-nummer (til brug for visumansøgninger mv.), pasnummer, bankoplysninger og betalingskortoplysninger

Derudover gælder dette også oplysninger, som du giver os i forhold til dine særlige præferencer på rejsen. For eksempel oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance i forbindelse med handicap eller anden sygdom mv.), helbredsoplysninger (til brug for behandlingsrejser, sportsrejser mv.), oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse (til brug for bestilling af udstyr på skirejser, sportsrejser mv.), formålet med rejsen, oplysning om, hvilke sprog du taler, statsborgerskab, bonuskortnumre, medlemskab af vores samarbejdspartneres foreninger, kontaktinformationer på dine nærmeste pårørende, rekvisition (i forbindelse med erhvervs- eller behandlingsrejser), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os.

4.2 Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere

Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger. Dette kan være arbejde, jobtitel, fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Derudover oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.

5. Hvad bruger vi dine personoplysninger til?

Vi behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger gælder for dig i alle tilfælde.

Vi behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold. Der tages i hvert enkelt tilfælde højde for eventuelle interesser eller i henhold til gældende ret.

5.1 Kundeadministration

Vindrose Rejser behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med os. Dette er med henblik på driften af vores virksomhed. Dette indbefatter bestilling af rejser og leverance af vores øvrige produkter. Dette kan for eksempel være  visumansøgninger, rejseforsikringer, transferservices mv.

Derudover opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv. Alle statistikker og analyser udarbejdes i anonymiseret format og indeholder derfor ikke oplysninger, der kan henføres direkte til dig som person.

5.2 Administration af leverandør- og samarbejdsforhold

Vindrose Rejser behandler dine personoplysninger i forbindelse medadministration af leverandør- og/eller samarbejdsforhold, hvor du er leverandør eller samarbejdspartner eller er kontaktperson hos en leverandør eller en samarbejdspartner, som vi arbejder sammen med som led i driften af vores virksomhed, herunder opretholdelse af vores CRM-register med information om vores kontaktpersoner hos vores leverandører og samarbejdspartnere.

5.3 Overholdelse af gældende love og regler

Vindrose Rejser behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som vi er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.

Vi anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

Vindrose Rejser tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold. Dette kan for eksempel være ændring af adresse eller betalingsoplysninger. Således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte. Hvis du har oprettet en rejseprofil hos os, beder vi dig om at logge på din profil og opdatere denne i tilfælde af eventuelle ændringer.

6. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Vindrose Rejser behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag:

(1) Dit samtykke, (2) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt med os, (3) hensynet til vores legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som vi er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6)  behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde vores eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten.

Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser. Dette er med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.

7. Deling af personoplysninger

Vindrose Rejser videregiver alene oplysningerne, i det omfang det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed. Dette er for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter du har købt hos os i forbindelse dermed.

Vindrose Rejser vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter:

7.1 Globale Distributions Systemer (GDS)

Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer. Dette indbefatter flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning.

Vi bruger følgende GDS’er som led i vores virksomhed: Amadeus og Sabre.

7.2 Flyselskaber

Vindrose Rejser videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.

I forbindelse med rejse til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer til flyselskabet.

7.3 Hoteller

Vindrose Rejser videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse.

Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

7.4 Biludlejningsfirmaer

Vindrose Rejser videregiver personoplysninger til biludlejningsfirmaer, hvis du skal have et køretøj til rådighed under din rejse.

Til brug for bestilling af din lejebil vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, lejeperiode, køretøjskategori, bonuskortnummer. Derudover specielle ønsker i forbindelse med lejen af køretøjet, herunder specielle foranstaltninger i forbindelse med handicap eller sygdom, børnesæder mv.

Vi bruger følgende biludlejningsselskaber og biludlejningsagenter som led i vores virksomhed: Europcar, Hertz, Sixt/Winrent, Centauro, Thrifty, Sicily by Car, Ofran, Autoeurope.

7.5 Busselskaber

Vindrose Rejser videregiver personoplysninger til busselskaber, hvis du skal på busrejse som led i din rejse. Dette kan fx være i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner mv.

Til brug for bestilling af din busrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, dato og tidspunkt for busrejsen, destination samt specielle ønsker i forbindelse med busrejsen. Herunder bestilling af specialmenuer under busrejsen og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet på grund af handicap eller sygdom.

7.6 Rederier

Vindrose Rejservideregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse. Dette kan fx være i forbindelse med dagsture til kendte turistattraktioner, krydstogt mv.

Til brug for bestilling af din skibsrejse, vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse samt specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen, herunder bestilling af specialmenuer under sejladsen og evt. behov for special assistance under sejladsen som følge af handicap eller sygdom.

7.7 Bedbanks

En bedbank er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt hoteller og rejsebureauer eller slutkunden.

Vindrose Rejser videregiver personoplysninger til bedbanks for at bestille de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger gennem en bedbank vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori, bonuskortnummer, specielle ønsker i forbindelse med din rejse. Herunder bestilling af specialkost under hotelopholdet og evt. behov for speciel assistance under hotelopholdet i forbindelse med handicap eller sygdom.

Vi bruger følgende bedbanks som led i vores virksomhed: Booking.com, 6tours, HotelPro.

7.8 Rejseagenter

Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan Vindrose Rejser videregive personoplysninger til rejseagenter.

Rejseagenten har til opgave at arrangere den pågældende udflugt eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten, herunder bestilling af specialmenuer og evt. behov for speciel assistance på grund af handicap eller sygdom.

7.9 Forsikringsselskaber

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbudsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype.

Vi samarbejder med følgende forsikringsselskaber som led i vores virksomhed: Gouda.

7.10 Udstyrsudlejningsfirmaer

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at leje eventuelt udstyr, som du måtte have behov for på din rejse.Dette kan fx væ skiudstyr, dykkerudstyr og lignende. Hvis du ønsker at leje sådant udstyr, vil vi videregive oplysningerne til det firma på din destination, som du skal leje udstyret hos. Til brug for udstyrsleje videregiver vi typisk oplysninger til udlejningsfirmaet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, typen af udstyr, afhentningssted, lejeperiode samt oplysninger om højde, vægt, tøj- og skostørrelse.

7.11 Specielt vedrørende kvalificerede tilbud

Vælger du Vindrose Rejser, har du mulighed for at få et kvalificeret tilbud på en rejse. Et kvalificeret tilbud er en tilbudsform, hvor der i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet sker en præliminær reservation af den ønskede rejse til dig. Dette giver dig mulighed for at reservere en plads på de ønskede afgange i op til tre dage, inden du tager stilling til, om der skal udstedes en billet på den præliminære reservation, eller om den skal annulleres.

For at kunne afgive et kvalificeret tilbud videregiver vi oplysningerne om dig og den ønskede reservation til et GDS (omtalt ovenfor), der foretager den præliminære bookning hos flyselskabet, hotellet mv.

Da der i forbindelse med indhentelsen af det kvalificerede tilbud videregives oplysninger om dine medarbejdere til flere nye selvstændigt dataansvarlige (GDS, flyselskaber, hoteller mv.), kan oplysninger blive opbevaret hos disse modtagere efter tilbuddets udløb — også i tilfælde af, at tilbuddet annulleres.

Vi kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed. For eksempel i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand mv.

For yderligere oplysninger om vores leverandørers og samarbejdspartneres behandling og beskyttelse af dine personoplysninger henvises til disses privatlivspolitikker og vilkår.

Vi tilstræber at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format i videst muligt omfang for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Vi videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

8. Internationale overførsler af dine personoplysninger

Grundet naturen af Vindrose Rejsers virksomhed vil dine personoplysninger kunne overføres til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos os. For at kunne levere vores ydelser til dig, er vi nødt til i visse tilfælde at anvende samarbejdspartnere og leverandører uden for EU/EØS.

Uden muligheden for at overføre dine oplysninger til modtagere uden for EU/EØS vil vi være ude af stand til at levere den ønskede rejse til dig. Dette gælder, hvis bestilling af din rejse forudsætter, at der overføres oplysninger til modtagere uden for EU/EØS. For eksempel for at kunne booke flyrejse, hoteller mv. på din rejsedestination.

Databeskyttelseslovgivningen i disse lande kan være lempeligere, end den er i Danmark og i det øvrige EU/EØS. Dette er grundet at der i størstedelen af tilfældene vil være tale om lande, hvor EU-Kommis­sio­nen har vurderet, at databeskyttelsesniveauet ikke er på højde med databeskyttelsesniveauet inden for EU/EØS.

I det tilfælde hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter. Disse er specielt udarbejdet til dette formål. For så vidt angår overførsler til USA vil disse for så vidt muligt ske på baggrund af Privacy Shield.

Privacy Shield er en aftale mellem EU og USA, der blandt andet fastsætter et stærkt sæt af databeskyttelsesregler og sikkerhedsforanstaltninger. De amerikanske virksomheder, der tilslutter sig ordningen, er forpligtede til at overholde, når de behandler personoplysninger.

I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for Vindrose Rejser at indgå en standardoverførselskontrakt eller anvende Privacy Shield som juridisk overførselsgrundlag. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b). Dette er grundet at overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og os (bestillingen af din rejse) eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt (fx i forbindelse med afgivelse af et kvalificeret tilbud som omtalt ovenfor under afsnit 7).

Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Vindrose Rejser betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler.

Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger; at der ikke er regler om at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional; at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed, samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede.

Hvis du ikke ønsker, at Vindrose Rejser i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse.

Vi videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.

9. Dataintegritet og -sikkerhed

Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet. Dette er medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.

Det er Vindrose Rejsers politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.

10. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Vindrose Rejser er i besiddelse af. Du kan også gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv. Du kan også tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på mail@vindroserejser.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over Vindrose Rejsers behandling af dine personoplysninger kan ske til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk

11. Opdateringer

Vindrose Rejser evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.